档案管理
档案管理
档案管理的目的
将档案分门别类整理放置,方便电脑使用者使用,查询与管理档案.
档案
电脑使用者可将需要(暂时或永久)保存的程式或资料储存在辅助记忆体中,这些程式与资料是以一个一个的『档案』型式储存(或存在),以方便作业系统的管理.所以,『档案』是作业系统管理辅助记忆体资料的一个基本单位.
档案的命名主要是由「主档名」加上「副档名」所形成,两者中间以「.」分隔.例如:自我介绍.doc 成绩计算.xls 风景.bmp
「主档名」可随自己的喜好来命名,但最好是有意义的名称.
「副档名」表示档案的格式.(常见档案格式请参阅附表)
资料夹
阶层式架构:有系统的规划存放的方式,让所有的档案归类放置,以后要读取需要的档案才方便,不致耗费许多寻找的时间.
从上面的架构,我们可以知道,如果要找「新新国小的学生王金门」,我们就会依照「新新国小」→「五年级」→「五年一班」的顺序找到「王金门」这位学生.同样地,我们也可以将档案分门别类,存到不同的类别(一般称为目录)下,这些类别,在Windows95/98中称为「资料夹」.
在电脑的辅助记忆体中,我们也利用这样的「阶层式架构」来规划「资料夹」,让自己做一个快乐的档案管理人.
资料夹命名方式:资料夹的命名规则和档案的命名规则相似,一般而言,资料夹不使用副档名.命名时,名称应尽量和存放在该资料夹的档案性质有关联,例如「国语作业」,「游戏天地」等,方便以后使用时,能够快速的找到档案所存的目录.
Windows95/98的资料夹结构:如右图
路径名称表示法
当我们要找「新新国小的学生王金门」时,我们依照「新新国小」→「五年级」→「五年一班」的顺序找到「王金门」这位学生的方式,和我们要找档案的方式是一样的,我们会依照资料夹的阶层式架构,一步一步的找到我们需要的档案,这一步一步的步骤就是寻找该档案的路径.
路径名称表示格式如下:
碰碟机代号 \ 目录名称 \ 档案名称
例如:「月历.xls」这个档案的路径就可写成
C:\ Excel \ 月历.xls
通常,我们使用流0的方式寻找档案.
档案总管:管理档案和资料夹的工具
Windows95/98中,由档案总管负责管理档案和资料夹.
进入档案总管:【开始】→【程式集】→【档案总管】
若把最上层的根目录看成一棵树的树根,底下的子目录,档案就像是它的枝叶;这样的方式就称为『树状结构』.
好处:属於同一类的档案可以存放在同一个资料夹中,我们只要从资料夹的名称就可以了解该资料夹里面所存放的档案性质.
(一)资料夹开启与关闭
在所有资料夹的目录清单中选 + (滑鼠左点),展开该资料夹. (在右侧的档案目录中,滑鼠 左点两下 资料夹,就可展开该资料夹.)
在所有资料夹的目录清单中选 -- (滑鼠左点),关闭该资料夹.
※快速键:键盘最右边的 + 和 -- .
※完全展开资料夹:先选资料夹,再按键盘最右边的 * .
(二)建立资料夹
「档案」 「开新档案」 「资料夹」 输入名称 按 Enter 键
练习:在C:目录下建一个「MeMe」的资料夹
(三)搬移档案,资料夹
方法:1.【找】找出要搬移的档案,资料夹.
2.【选】选取档案,资料夹.
3.【搬】搬到目的地.
选取方式:
1.选取不连续档案:按住 Ctrl 键,再一一选取.
2.选取连续档案:先选左(右)上角的档案,按住 Shift 键,再选右(左)
下角的档案.
3. 选取矩形区域档案:在视窗空白处按住滑鼠左键拖曳一个矩形区域,再
放开滑鼠即可.
步骤
方式1.选取要搬移的档案(资料夹) →【编辑】/【剪下】→ 到目地区 → 【编辑】/【贴上】
方式2.滑鼠拖曳(不同磁碟的资料搬移,要在滑鼠松开前按 Shift 键, + 才会消失.)
(四)复制档案,资料夹
步骤
方式1.选取要搬移的档案(资料夹) →【编辑】/【复制】→ 到目地区 → 【编辑】/【贴上】
方式2. 滑鼠拖曳(同磁碟的资料复制,要先按 Ctrl 键, + 才会出现.)
(五)删除档案,资料夹
方法1.将图示拖曳到资源回收筒.
方法2. 「选取」档案或资料夹 按 Delete 键.
方法3. 「选取」档案或资料夹 按工具列上的删除钮
方法4. 「选取」档案或资料夹 功能表上【档案】【删除】
(以上的方法都将删除的档案放在资源回收筒中)
※「选取」档案或资料夹 按 Shift 键 + Delete 键.
(真正删除档案,不在资源回收筒中,无法再还原)
(六)修改档案或资料夹名称
1. 档案(资料夹)的名称状态
一般模式:正常文字
选取模式:字体反白并出现外框
编辑模式:字体反白,出现外框,还有闪烁的游标(可输入资料)
2. 修改步骤
【选取】档案或资料夹 【滑鼠右点】(出现快显功能表) 选【重新命名】 【输入新名称】(此时在编辑模式下) 按 Enter 键,确定新名称.
(七) 检视档案清单
检视模式说明:
1.大图示 :显示图示和名称
2.小图示 :显示图示和名称,由左而右,由上而下排列.
3.清单 :显示图示和名称,由上而下,由左而右排列.
4.详细资料:显示图示和名称,大小,类型……
六,查看磁碟机内容
选取磁碟机 【滑鼠右点】出现快显功能表 选【内容】.
七,资源回收筒
(一)资源回收筒的功能
删除档案或资料夹
参阅 五(五)删除档案,资料夹
复原档案或资料夹
打开资源回收筒选【编辑】【复原】或快速键 Ctrl + Z .
(二)清理资源回收筒:【档案】【清理资源回收筒】
附表:Windows常见的档案格式
副档名
说明
备注
asc
ASCII码档
avi
Windows动画影片档
bat
DOS批次档
bmp
Windows点阵图档
com
程式档
doc
Microsoft Word 文件档
exe
执行档
fon
Windows点阵字型档
gif
图形档
hlp
说明档
htm
html
Internet网页档
ini
系统组态档
jpg
图形档
mid
MIDI音乐档
ppt
Microsoft PowerPoint 简报档
rtf
Rich Text 文件档
sys
系统档案
tmp
暂存档
txt
纯文字档
wav
声音档
wri
小作家文件档
xlc
Microsoft Excel 图表档
xls
Microsoft Excel 活页簿档
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