举办国际会议的管理办法
举办国际会议的管理办法(试行)
为进一步规范国际会议工作程序,提高国际会议的质量及效益,根据上级有关文件精神,特制定本办法.
一,总则
第一条 学院鼓励有条件和能力的二级院(系,所)积极发起,承办国际学术会议,以提高我院科学研究水平,提高我院的国际学术和文化地位,促进学科建设,促进国际交流与合作.
第二条 南京审计学院是举办国际会议的主办方,二级院(系,所)是国际会议的承办方.国际合作交流处是申办国际学术会议的归口管理部门.
第三条 在我院举办国际学术会议须以"南京审计学院"冠名.要从实际需要出发,根据"以我为主,为我所用,精心组织,讲求实效"的原则,积极举办对提高我院知名度,促进我院教学科研发展有重大意义的国际学术会议.
第四条 未经批准,任何部门不得擅自筹备或对外承诺举办国际学术会议,不得擅自向与会代表发出邀请.由外方发起或提议联合主办,协办的国际学术会议,如背景可疑,带有对我不利的政治意图的,应予以拒绝.
第五条 会议时间要紧凑,规模要适当,礼宾规格要适度.会议经费必须有充分的保证,同时应厉行节约,严格按照规定限定经费开支范围和标准,不得以盈利为目的.
第六条 在我院举行的国际会议所需要的住宿,用餐,会议室,用车等事项,由会议承办方与学院有关部门协商解决.
第七条 会议承办方应注意收集,保存与会议有关的文字材料,重要照片,录音录像,论文集等.会议结束后两周内连同会议总结,交国际合作交流处备案.
二,会议申报程序
第八条 会议承办方应提前6个月,就举办会议的目的,日期,主题,内容,规模,经费预算,经费来源,拟邀请参会代表名单,会议日程,会务安排等提出详细的书面申请,由科研处签署意见后,交国际合作交流处.若国际会议主题涉及政治敏感问题,或国际影响较大,涉及中外方重要的政界人物,应提前1年提出书面申请.(《南京审计学院举办国际学术会议申报表》见附件)
第九条 会议申请由国际合作交流处审阅后,报请主管院长审批.如果是会议主题涉及政治敏感问题,或国际影响较大,涉及中外方重要的政界人物的重大国际会议,国际合作交流处须按上级有关规定逐级上报政府部门审批,并协调安排接待及会见等事宜.
第十条 会议批件到达后,会议承办方应立即成立会议委员会.会议委员会成员应有一定的学术地位和组织协调能力,能胜任会议的学术活动及其它会务活动的具体工作,能组织一定数量和质量的学术论文.
第十一条 会议批件到达后,由会议委员会负责向出席会议的境外代表发正式邀请函.需江苏省人民政府邀请函申请签证的,填写《被邀境外代表一览表》(表格见附件),连同重要外宾的个人简历,报国际合作交流处审批备案.国际合作交流处负责协助办理会议审批程序以及被邀请代表入境手续.
第十二条 会议承办方要认真细致地做好会前各项准备工作和会议期间的接待工作,落实会场及会议所需设施,与学院各有关部门做好协调工作.
三,相关财务制度
第十三条 国际会议的经费原则:会议主办方必须严格执行学院有关规定,坚持厉行节约,收支平衡的原则.学院原则上不予经费支持,会议主办单位应设法筹集资金,争取资助.会议收入须用于会议本身的支出,应作为专项经费立帐结算,不以盈利为目的.
第十四条 会议经费由会议承办方自筹的,经费收支由承办方自己掌握.会议经费由学院支持的,会议承办方在申办国际会议时须同时递交详细的经费预算,经费收支由学院财务处负责管理,分管院领导监督审核.
第十五条 国际会议的收入一般包括:会议注册费,境外代表住宿费和餐饮费,参观考察费,其它拨款和赞助等.
第十六条 国际会议的支出一般包括:
1,召开会议所必须的场地租金,设备租金及布置会场费用;
2,会议代表往返驻地与会场的交通费,及其它必要的用车费用;
3,为筹备会议而发生的邮费和通讯费;
4,会议宣传费,印刷费,论文集印刷费;
5,会议代表的住宿费及会务用房费用;
6,会议办公费,必要文具费用和纪念品费;
7,会议用餐费用,招待费用,会间茶点费用;
8,必要的参观活动,文娱活动费用;
9,论文评审费和翻译费;
10,会议劳务费;
11,特邀代表的国际,国内旅费;
12,办理签证等事宜的手续费;
13,其它必要的有关费用.
第十七条 会议经费的使用:
1,除特殊情况报学院审批外,不得使用会议经费购买固定资产和设备;
2,会议劳务费属于会议成本,从会议收入的注册费中直接开支,其比例在经费预算中做出,一般不得超过会议支出的10%;
3,会议论文集印刷费,文件和通知的印刷费,通信联络费,市内交通费,会场布置及宣传费用,工作用房费,会议仪器用具费,文娱活动费,地区旅游费,专用办公用品及卫生用品费等按实际情况支付;
4,文件包,宴会,冷餐会,会间茶点,工作餐,误餐费等须从严掌握开支;
5,会议涉及的礼品费须严格按照《南京审计学院外事礼品管理办法》执行.
第十八条 会议结束后,会议经费由学院支持的,会议承办方应尽快做出经费结算报告,报分管院领导审核,并按学院财务处有关规定尽快报销结算.
第十九条 国际会议涉及的外币收支须严格执行《中华人民共和国外汇管理条例》等国家相关政策和规定.任何部门或个人不得向外宾索要小费和套购外汇,违者视情节严重程度给予处分.
第二十条 未尽事宜参照学院财务相关制度.
四,外事接待注意事项
第二十一条 会议承办方应遵守外事纪律,坚持内外有别原则,严格遵守保密制度.凡涉及敏感及不明事项应及时与国际合作交流处联络,不得随意对外表态.
第二十二条 举办国际学术会议,一般不邀请非建交国家的代表参加;如确有与会的必要,会议承办方应提前将该与会代表的简历等背景材料报国际合作交流处,并按规定逐级向上申报.
第二十三条 对涉及重大敏感问题及拟邀请非建交国家人士,国际知名人士,有特殊背景的人员等代表参加的国际学术会议,会议承办方要从政治上权衡利弊,并严格按报批程序申报.
第二十四条 会议承办方应注意与其它职能部门协调配合,对与会代表,特别是外宾的接送,食宿,交通等工作做出周密安排,确保参会代表的安全.
第二十五条 对会议需要学院领导出席的,会议承办方须在会前与院办协调安排.
五,本办法同样适用于双边及两岸的学术会议.
六,本办法自公布之日起开始执行,未尽事宜由国际合作交流处负责解释.
附件:1,被邀请境外代表一览表
2,举办国际学术会议申报表(样表)
附件: 被邀请境外代表一览表
姓名
性别
年龄
国籍
护照
号码
护照
有效期
工作
单位
现任
职务
举办国际学术会议申报表(样表)
会议主题
会议日期
会议地点
主办单位
承办单位
会议规模,
拟邀请代表
(重要政界人物须特别注明)
中方 人
名单(姓名,性别,单位,职务)如下:
外方(含港澳台地区) 人
名单(姓名,性别,国籍,职务)如下:
会议议题
应包括:会议背景和目的,学术意义,会议议题,讨论形式等
( 可另页打印 )
会议日程(含会务安排)
( 可另页打印)
经费来源
经费预算
(需学院经费支持的须填写本栏,可另页打印)
其它备注
会议承办单位意见:
负责人
(单位盖章) 年 月 日
以 下 由 审 批 单 位 填 写
审
批
意
见
科研处:
签发人:
年 月 日
国际合作交流处:
签发人:
年 月 日
院领导:
签发人:
年 月 日
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