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企业通信助理使用说明书
V1.0
2006年11月
目 录
第一章 通信助理简介
第一节 通信助理的应用需求背景
当您在为翻查电话号码而烦恼时,是否希望只要说出要找的人名,即可拨打电话呢 您在为发送大量信息而感到烦琐时,是否希望能即时发送成批量的短信,并通用语音方式或文字方式实现呢 当你需要一台总机而又面临着资金,空间等问题时,是否希望只要通过一个网络系统就能轻松解决呢 这些曾经是梦想,曾经令人觉得不可思议,但科技昌盛发展至今日,因应需求而借道现代科技得以达致梦想,通过申请中国电信通信助理业务,即可实现以上功能的通讯助理服务了.
第二节 通信助理的功能模块简介
企业通信助理 业务是中国电信号码信息的增值业务.包括 网上通讯录,语音电话簿,语音总机,语音短信,文字短信 五大功能.用户只要注册了帐号,并通过网站添加了人名和电话号码信息以后,即可随时进行以下操作了:(1)只要拨打特服号码,直接说出人名,即可把电话转接给要找的人,或者查询相应的电话号码.(2)随时通过Internet登录通信助理的网站编辑自己的电话簿内容.(3)大批量群发或单独发送语音短信或文字短信.(4)充当语音总机功能.
在下文中,"通信助理"将简称为"系统"
功能模块一: 网上通讯录
可在网上存放大量的电话簿记录,且能够随时更改,信息永不丢失,保持通讯录的即时更新和永久使用.随时调用话簿信息,向外发送语音短信和文字短信,强大的系统资源,电信级的系统维护,用户可自由进行个性化的管理.
功能模块二: 语音电话簿
支持语音识别功能,包括个人语音电话簿和企业语音电话簿.只要在网站添加了人名和电话号码信息以后,通过拨打特服号码,直接说出人名即可把电话转接给要找的人,同时也能够语音查询电话号码.除此,还可通过登陆通信助理的网站随时更新自己的电话簿内容
功能模块三:语音总机
为用户提供一个无需硬件投入的总机功能.支持多个客户同时拔入,可内部设置企业宣传声带,同时还可附设语音电话薄,内容永久保存,有着传统总机无法比拟的优势:
免除购买总机的硬件费用.
网上实现功能,无需复杂配套设备.
可设定企业个性欢迎词,打造企业良好品牌形象.
统一总机接入号,不必担心人员流动,减少业务流失量.
无限制接入线路的数量,摆脱电话占线困扰.
支持广东话和普通话语音识别,适合不同语言人群.
总机号码不受地址的变更影响,可永久保持不变.
固定接入号,需记住企业的总机号码和所要联系的人名就能随时取得联系.
24小时无间断自动服务.
除语音外还可提供人工服务功能,多重的企业通话转接方式选择.
由电信提供总机自助维护,无需另外投入维护费用.
功能模块四:语音短信
把短信编写好发出去之后,对方收到的不再是文字短信,而是一段语音,这对有视力障碍,文化障碍的人提供了一定的帮助.功能新颖,而且可支持大批量群发功能和个性化发送设置,如:自动重发,定时发送,发送状态查询,历史查询,还可进行声控发送短信,支持普通话和广州话,适用不同客户.
功能模块五:文字短信
以文字的形式发送的短信,对方收到的也是文字,支持高级量的群发功能和个性化发送设置,如:自动重发,定时发送,发送状态查询,历史查询,还可进行声控发送短信,支持普通话和广州话,适用不同客户.具有现行短信无法相比的强大功能,且相比之下费用更低.
第二章 企业通信助理系统功能操作
第一节 网上通讯录
在企业通信助理系统平台中为企业客户提供了建立网上通信录空间,任何一个企业都可以将其通信资料交由中国电信代为存储,建立一个专有的通信录.其员工可以通过访问http://ica.fscn.cn输入帐号,密码进行通信录中通信信息的查询和下载.
设置
○1 操作身份:企业管理员
添加部门:在登陆后的界面中点击二级菜单中的"电话簿配置",添加公司的部门及设好每个部门的访问级别.
* 访问级别:级别的高低限定了员工对电话簿信息查询操作的范围大小.
增加话簿记录:在登陆的默认界面里点击"新增",录入企业员工的电话簿并进行部门的归类及有权号码的访问权限设置.
* 有权号码:有权号码和无权号码的设置划分了该号码是否具有语音电话簿的使用权
○2 操作身份:企业普通员工
无可使用功能
应用
○1 操作身份:企业管理员
电话簿配置
简述:
电话簿配置中包含了企业的部门设置和企业的访问级别设置.企业用户申请企业语音电话簿后,必须先设定企业的部门才可进行语音电话簿管理及语音电话簿上传.企业管理员可以对企业的部门进行添加,修改,删除.每个部门可对应一个别名.
操作:
点击导航菜单中的"电话簿配置"进入部门设置界面,如下(图2-1)所示.
图(2-1)
企业管理员对企业的部门进行添加,修改,删除.具体的操作步骤如下:
1,添加
分别填写部门的名称及部门的别称,然后点击"添加"按钮即新建一个部门.
2,修改
对企业的部门进行修改,只需点击所要修改的部门,然后进行修改,保存即可.如下(图2-2)所示,管理员可以在此查看到该部门中有多少成员,并可批量设置企业员工和电话的级别.企业管理员也可以点击"设置访问级别"对各部门的级别进行设置.如图(2-3)所示.
关于成员访问级别和电话级别的说明:
添加一个员工时,每个企业员工有一个默认的权限级别,每个电话号码也都有一个默认的级别.创建用户后,企业管理员可以修改某个特定员工的权限级别和每个电话号码的级别;也可以将企业部门作为一个整体设定整个部门内员工的权限级别.
员工拨打语音电话簿电话时,只有当员工的权限级别高于电话级别才可正常转接,否则将提示用户权限不够.(位数0低则级别0高)
图(2-2)
图(2-3)
3,删除
对企业的部门进行删除,只需选上要删除的部门,然后点击"删除"按钮即可.但是,当要删除的部门中有成员存在时,不允许对该部门进行删除.
说明:企业不能够增添相同名称的部门或删除拥有语音电话簿记录的部门
电话簿管理
简述:
语音电话簿管理是管理一个企业的所有语音电话簿记录,企业管理员可以通过"电话簿管理"来搜索查看企业的语音电话簿记录;可以用来编辑企业的语音电话簿,包括新增,修改,删除企业的语音电话簿记录的资料;可以用"同音人名列表"来查看企业中所有同名重名的人员;
操作:
点击二级导航菜单中的"电话簿管理"进入语音电话簿管理界面,如下图(2-4)所示,对语音电话簿进行搜索查看,并且可以搜索,新增,删除语音电话簿记录等操作. 请注意:用户在维护语音电话簿的过程中,即对语音电话簿记录作增加,删除,修改之后,需要等待约10秒的时间,其修改的内容才能正式生效!具体的操作过程如下:
图(2-4)
新增语音电话簿记录
点击"新增"按钮进入新建用户界面,如下图(2-5)所示.
填写完要新建的用户资料后,点选"确定"按钮即新建用户成功.注意:表中打红色*号的是必填的;姓名只能由中文,英文小写字母或数字组成,英文单词之间,请用空格隔开,否则系统不能语音识别.例如:"mark wang 3";电话号码必须全部为数字,如果有区号,区号应该与电话号码连在一起,中间不能有任何的分隔符.
若是填写完用户资料后,发现错误或其它原因想重新填写的,可点选"重置"进行再次填写.
图(2-5)
说明:
电话的类别同业务配置中的语音电话簿电话类型相同的.
语言的缺省同所在企业的缺省设置相同的.
权限的设置可分为有权和无权,有权是指可以用此电话访问语音电话簿,反之则不能够,只能作为被叫.
别名指该"姓名"的另一种叫法,方便用户在使用语音识别服务时称呼相应的人名.
默认电话:如果某用户使用语音服务时,直接呼叫某人,而没有说出电话类别时,系统会默认拨打此人设置的默认电话.如果选择了默认电话的电话类型,该电话类型记录就不能是空的.
允许输入同名或重名的语音电话簿记录和别名,但为了语音拨打和语音查找的方便,建议同名或重名不要出现在相同的部门并且性别相同.如果有这样的情况,用户可自行修改定义.
删除语音电话簿记录
企业管理员选定语音电话簿记录,点击"删除"按钮即可删除.
说明:
可以一次选定多个语音电话簿记录进行删除.可运用"全选"来选定所有的记录;运用"清除"来取消所有的选定.
语音电话簿记录删除后是无法恢复的,但是可以重新建立.
同音人名列表
同音人名列表是指语音电话簿记录中名称的发音相同的记录.
列表分别列出所有普通话及广东话同名的语音电话簿记录,涵括姓名和别名.用户可通过点击每条记录后面的"修改"按钮来修改用户的信息.
语音电话簿批量上传
简述:
语音电话簿批量上传可按照一定格式批量新建语音电话簿记录,只有企业管理员才可以管理企业的语音电话簿.每次批量上传的语音电话簿记录数量限制为100条.批量上传必须填入的数据包括:姓名,部门,性别,默认电话类型,电话(按照系统设置决定何种电话.缺省为:小灵通,办公电话,家庭电话,手机).
操作:
点击导航菜单中的"电话簿批量上传"进入语音电话簿批量上传界面,如下图(2-6)所示.
图2-6)
企业管理员根据特写的数据格式来填写信息.填入的数据至少包括:姓名,部门,性别,默认电话类型,小灵通,办公电话,家庭电话,手机.
填写完语音电话簿信息后点击"上传"按钮即可.
当用户填写的数据不正确时,系统将会给出反馈信息,告知用户实际的语音电话簿上传情况, 如下图(2-7),.
图(2-7)
说明:
每次填写不应超过100条.
姓名只能由中文,英文小写字母或数字组成,英文单词之间,请用空格隔开,否则系统不能语音识别.例如:"mark wang 3".
数据格式:姓名,部门,性别,默认电话类型,小灵通,办公电话,家庭电话,手机,出差电话,……请注意,部门填写的应是部门的名称,而不是部门别称,否则,系统将会找不到相应的部门.另外,电话的类别默认的最少有四个(小灵通,办公电话,家庭电话,手机),其余的根据语音电话簿系统的业务配置中的电话类型的增加而相应的增加.
当出现某一项数据为空时,应保留逗号.
有权,无权设置可适用于本次批量添加的所有人员.
○2 操作身份:企业普通员工
电话簿管理
简述:
语音电话簿管理是管理一个企业的所有语音电话簿记录,企业普通员工可以通过"电话簿管理"来搜索查看企业的语音电话簿记录.
搜索:
选择查询的方式,系统提供几种方式供予查询,包括按姓名,部门,电话来查询.
根据所选择的查询方式,在内容输入框中填写要查询的条件.
点击"搜索"按钮将可以查询到相应的语音电话簿记录.
说明:
由于每个企业都可以存储多个(由号所申请的号簿容量决定)语音电话簿记录,所以系统提供分页功能.经分页功能后,每页最多只会显示20条纪录,并且采用查询数据分页以减少数据传输量.该页面还提供第一页,上一页,下一页,最后一页等辅助功能方便查找语音电话簿记录.
三,异常情况及处理办法
同名处理方法
在企业语音电话簿中,有时会出现同名的情况.同名是指两个名字的发音相同.出现电话簿记录同音的情况,可以通过性别,部门,别名等栏目进行区分,以方便识别查找.
没有权限
在企业语音电话簿中,每个员工都定义有一个级别,语音电话簿中的每一个电话也定义有一个级别.在查询号码过程中,当员工的级别高于所要查的电话级别时,系统才会正常播报电话号码信息;否则,系统拒绝处理.
第二节 语音电话簿
企业内部联系电话信息存放在通信助理平台的语音电话簿中,其员工可随时通过拨打966700或者83966700通过"说"的方式对电话簿中的号码信息进行查询并自动转接.
企业客户登记使用该业务后,企业客户的电话簿管理员可通过上网的形式自己把企业电话簿信息录入电信语音电话簿系统,也可以通过传真,Email等形式,或者要求电信/合作公司的客户经理人员直接登门,为其建立与维护企业电话簿.
企业也可以把自身客户的通讯资料名单放在电话簿中,供员工访问.企业内部任何一个员工在电话簿数据建立起来后,均可以拨打统一特服号966700或者83966700,访问电话簿内其他员工和客户的电话号码信息.
语音电话簿使用前应先进行相关数据参数的设置,设置完毕后即可使用.其功能使用有网上操作和语音操作两种方式
设置
对语音电话簿的设置,系统提供企业管理员,企业普通员工两种身份进行不同的功能操作.
○1 操作身份:企业管理员
第1步:在登陆后的界面中点击二级菜单中的"电话簿配置",添加公司的部门及设好每个部门的访问级别,如图(3-1)
图(3-1)
第2步:在登陆的默认界面里点击"新增",录入企业员工的电话簿并进行部门的归类及有效号码的访问权限设置,并设定如图(3-2),语音电话簿设置完成.
图(3-2)
○2 操作身份:企业普通员工
第1步:在登陆后的界面中对电话簿留空的信心框进行相关内容的录入或修改,如图(3-3)
图(3-3)
第2步:确认所录入或修改的内容无误后,点击"确定"完成修改.若发现输入错误,可点击"重置"进行重新修改录入.设置完成
应用
本节功能操作介绍均以网上方式进行,系统提供企业管理员,企业普通员工两种身份进行不同的功能操作
○1 操作身份:企业管理员
电话簿配置
简述:
电话簿配置中包含了企业的部门设置和企业的访问级别设置.企业用户申请企业语音电话簿后,必须先设定企业的部门才可进行语音电话簿管理及语音电话簿上传.企业管理员可以对企业的部门进行添加,修改,删除.每个部门可对应一个别名.
操作:
点击导航菜单中的"电话簿配置"进入部门设置界面,如下图(3-4)企业管理员对企业的部门进行添加,修改,删除.
图(3-4)
具体的操作步骤如下:
添加
分别填写部门的名称及部门的别称,然后点击"添加"按钮即可新建一个部门.
修改
对企业的部门进行修改,只需点击选中所要修改的部门,然后点击"修改"按钮进行修改,保存即可,如下图(3-5).企业管理员可以在修改电话簿配置的页面中查看到该部门的人数,同时可以批量设置企业员工各类型电话的级别.企业管理员也可以点击"设置访问级别"对级别划分名称进行设置.如图(3-6)所示.
关于成员访问级别和电话级别的详细说明:
添加一个员工时,每个企业员工有一个默认的权限级别,每个电话号码也都有一个默认的级别.创建用户后,企业管理员可以修改某个特定员工的权限级别和每个电话号码的级别;也可以根据企业部门作为一个整体设定整个部门内员工的权限级别.
员工拨打语音电话簿电话时,只有当员工的权限级别高于电话级别才可正常转接,否则将提示用户权限不够.(位数0低则级别0高)
图(3-5)
图(3-6)
删除
要对企业的部门进行删除,只需选中要删除的部门,然后点击"删除"按钮即可.但是,系统不允许删除有成员存在的部门,也不能够增添名称相同的部门.
电话簿管理
简述:
语音电话簿管理是对企业所有语音电话簿记录进行维护管理的功能模块,企业管理员可以通过进入"电话簿管理"来搜索,查看企业的语音电话簿记录;也可以用来编辑企业的语音电话簿,包括新增,修改,删除企业的语音电话簿记录的资料;可以用"同音人名列表"来查看企业中所有同名重名的人员;
操作:
点击二级导航菜单中的"电话簿管理"进入语音电话簿管理界面,如下(图3-7)所示.分别可按条件对语音电话簿进行搜索,查看,并且可以进行新增,删除语音电话簿记录等操作. 请注意:用户作增加,删除,修改等维护语音电话簿的操作之后,需要等待约10秒的时间,其修改的内容才能正式生效!
图(3-7)
具体的操作过程如下:
搜索语音电话簿记录
选择查询的方式,系统提供几种方式供予查询,包括按姓名,部门,电话来查询.
根据所选择的查询方式,在内容输入框中填写要查询的条件.
点击"搜索"按钮即可以查询到相应的语音电话簿记录.
说明:由于每个企业都可以存储多个(由号所申请的号簿容量决定)语音电话簿记录,所以系统提供分页功能.经分页功能后,每页最多只会显示20条纪录,采用查询数据分页可以减少数据传输量.同时,页面上还提供第一页,上一页,下一页,最后一页等辅助功能以方便查找语音电话簿记录.
新增语音电话簿记录
点击"新增"按钮进入新建用户界面,如下图(3-8)所示.
图(3-8)
填写完要新建的用户资料后,点击"确定"按钮即可成功建立新用户.
注意:表中打红色*号的是必填的;姓名只能由中文,英文小写字母或数字组成,英文单词之间,请用空格隔开,否则系统不能语音识别.例如:"mark wang 3";电话号码必须全部为数字,如果有区号,区号应该与电话号码连在一起,中间不能有任何的分隔符.
若是填写完用户资料后,发现错误或其它原因想重新填写的,可点击"重置"进行再次填写.
说明:
语言的缺省同所在企业的缺省设置相同.
权限的设置可分为有权和无权,有权是指可以用此电话访问语音电话簿,反之则不能够,只能作为被叫.
别名指该人"姓名"日常的另一种称呼,方便用户在使用语音识别服务时查找到相应的人名.
默认电话:如果某用户使用语音服务时,直接呼叫某人,而没有说出电话类别时,系统会自动拨打此人的默认电话.如果选择了默认电话的电话类型,该电话类型记录就不能是空的.
允许输入同名或重名的语音电话簿记录和别名,但为了语音拨打和语音查找的方便,建议避免出现性别或部门相同的同名记录.对于此类情况的处理,用户可自行修改定义进行区分.
如果新增的语音电话簿记录的名称在语音电话簿记录中出现同名同音,并且部门相同,性别也相同的情况时,系统会提示用户须作出重新修改!提示如下图:
删除语音电话簿记录
企业管理员选定需删除的语音电话簿记录.
点击"删除"按钮即可删除.
说明:可以一次选定多个语音电话簿记录进行删除.可运用"全选"来选定所有的记录;运用"清除"来取消所有的选定.语音电话簿记录删除后是无法恢复的,但是可以重新建立.
查看同音人名列表
同音人名列表是指语音电话簿记录中名称的发音相同的记录.列表分别列出所有普通话及广东话同音的语音电话簿记录.用户可通过点击每条记录后面的"修改"按钮来重新修改用户的信息.
语音电话簿批量上传
简述:
语音电话簿批量上传可按照一定格式批量新建语音电话簿记录,只有企业管理员才可以管理企业的语音电话簿.每次批量上传的语音电话簿记录数量限制为100条.批量上传必须填入的数据包括:姓名,部门,性别,默认电话类型,电话(按照系统设置决定何种电话.缺省为:小灵通,办公电话,家庭电话,手机).
操作:
点击导航菜单中的"电话簿批量上传"进入语音电话簿批量上传界面,如下图(3-9)所示.
图(3-9)
企业管理员根据特写的数据格式来填写信息.填入的数据至少包括:姓名,部门,性别,默认电话类型,小灵通,办公电话,家庭电话,手机.
填写完语音电话簿信息后点击"上传"按钮即可.
当用户填写的数据不正确时,系统将会给出反馈信息,告知用户实际的语音电话簿上传情况.如下图(3-10)所示.
图(3-10)
说明:
每次填写不应超过100条.
姓名只能由中文,英文小写字母或数字组成,英文单词之间,请用空格隔开,否则系统不能语音识别.例如:"mark wang 3",否则将无法识别.
数据格式:姓名,部门,性别,默认电话类型,小灵通,办公电话,家庭电话,手机,出差电话,……请注意,部门填写的应是部门的名称,而不是部门别称,否则,系统将会找不到相应的部门.另外,电话的类别默认的最少有四个(小灵通,办公电话,家庭电话,手机),其余的根据语音电话簿系统的业务配置中的电话类型的增加而相应的增加.
当出现某一项数据为空时,应保留逗号.
有权,无权设置可适用于本次批量添加的所有人员.
○2 操作身份:企业普通员工
个人信息修改
在登陆后的界面中对打空格的地方进行内容的录入或修改,如图(3-11)
图(3-11)
录入内容后点击"确定"保存修改,若输入错误,点击"重置"重新录入.
电话簿管理
搜索
选择查询的方式,系统提供几种方式供予查询,包括按姓名,部门,电话来查询.
根据所选择的查询方式,在内容输入框中填写要查询的条件.
点击"搜索"按钮将可以查询到相应的语音电话簿记录.
说明:由于每个企业都可以存储多个(由号簿所申请的号簿容量决定)语音电话簿记录,所以系统提供分页功能.经分页功能后,每页最多只会显示20条纪录,并且采用查询数据分页以减少数据传输量.该页面还提供第一页,上一页,下一页,最后一页等辅助功能方便查找语音电话簿记录.
语音操作
本部分功能操作介绍均以电话语音的方式进行
○1语音操作的多种方式
语音呼叫方式:企业用户拨通企业特服号后,即可享受到通信快捷,方便的语音代拨和语音查号的服务.在听到系统提示:"说出您要呼叫的人名;查号请说'查询号码'"时,如果您要呼叫电话,您可以用以下四种方式来呼叫你所要找的人的电话:
说人名(系统将找到相应的人名并询问您要拨打什么类型的电话号码来进行电话转接).
说人名+电话类别(系统将找到相应的人名并根据你所说的电话类别来进行电话转接).
说人名+部门(系统将找到相应部门的人名并询问您要拨打什么类型的电话号码来进行电话转接).
说人名+部门+电话类别(系统将找到相应部门的人名并根据你所说的电话类别来进行电话转接).
语音查号方式:如果您要查询号码,请您先说"查询号码",然后用以下四种方式来查询你所要找的人的电话号码:
说人名(系统将找到相应的人名并报出该人名所登记的所有号码).
说人名+电话类型(系统将找到相应的人名并报出你所说的电话类型的号码).
说人名+部门(系统将找到相应部门的人名并报出该人名所登记的号码).
说人名+部门+电话类型(系统将找到相应部门的人名并报出该你所说的电话类型的号码).
○2 访问电话簿的不同方式的区别
企业用户要访问企业语音电话簿,直接拨打企业的特服号即可进入.每个企业都各自拥有一个唯一的总机号码.另外,企业用户要登录企业语音电话簿时,必须用该企业的语音电话簿中的任一个电话来拨打,否则,将必须通过身份的鉴别才可以进入语音电话簿系统.
用企业语音电话簿中任一个电话来拨打
企业用户用企业语音电话簿中的任一个电话拨打企业的特服号,系统提示"请先说'找'字,然后说出您要呼叫的人名;查号请说'查询号码'".用户可以开始使用电话代拨或查号功能.
使用其他电话来拨打
企业用户用其他电话拨打企业特服号,系统提示要求用户输入帐号及密码,当用户输入的帐号及密码具有访问权限时,系统提示"请说出您要呼叫的人名;查号请说'查询号码'".用户可以开始使用电话代拨或查号功能;当不具有访问权限时,要求重新输入,若经三次无法通过系统检测,则自动退出系统.
说明:
特服号即企业在登记帐号时所登记的接入号.
身份鉴别时用户输入的帐号和密码为该企业中企业员工的个人帐号及个人密码.
长途拨打请于号码前加区号
○3 各种方式语音操作过程说明
说人名----转接电话
拨打特服号码.
听到系统提示:"请说出您要呼叫的人名;查号请说'查询号码'后说出要找的人名",然后回答"王五",也可以说该人的别称.注意人名和别称必须已在语音电话簿中登记.
接着系统会提示用户选择要拨打的电话类型.如系统提示:"请问您是要打他的小灵通,还是手机." 其中系统播报的电话类型,表示语音电话簿所记录的电话类型,用户可以选择其中一种电话类型名称,如"手机".
在系统提示:"XXX的XXX转接中,您可以说取消".如果用户说"取消"系统将提示:"操作被取消",并中止转接,用户可继续其他的服务;如果不说话系统将为用户转接电话.
说明:在操作过程中可能会遇到非正常情况,其操作请参考后续异常情况处理章节介绍.系统将根据"王五"在电话簿中的电话信息记录情况来转接电话,情况如下:
当记录中只有一个号码时,系统将不执行第③步骤,而是将电话转接至该电话.
当记录中有多个电话,且有设置默认电话时,系统将不执行第③步骤,而是将电话转到预先设置的默认电话中.
当记录中有多个电话,且没有设置默认电话时,系统将会询问您是要转接他的哪个类别的电话,即第③步骤.此时,用户必须给予回答,系统才将根据用户的回答来转接电话.
说人名+电话类别----转接电话
拨打特服号码.
听到系统提示:"请说出您要呼叫的人名;查号请说'查询号码'"后说出要找的人名和电话类型,如"王五手机".
系统将找到相应的人名并根据你所说的电话类别来进行电话转接.在系统提示:"XXX的XXX转接中,您可以说取消".如果用户说"取消"系统将提示:"操作被取消",并中止转接,用户可继续其他的服务;如果不说话系统将为用户转接电话
说明:在操作过程中可能会遇到非正常情况,其操作请参考后续异常情况处理章节介绍.
说人名+部门----转接电话
拨打特服号码.
听到系统提示:"请说出您要呼叫的人名;查号请说'查询号码'"后说出要找的人名和电话类型,如"王五开发部".
系统将找到相应部门的人名并提示用户选择要拨打的电话类型.如系统提示:"请问您是要打他的小灵通,还是手机." 其中系统播报的电话类型,表示语音电话簿记录中所登记的电话类型,用户可以选择其中一种电话类型名称,如"手机"
在系统提示:"XXX的XXX转接中,您可以说取消".如果用户说"取消"系统将提示:"操作被取消",并中止转接,用户可继续其他的服务;如果不说话系统将为用户转接电话.
说明: 在操作过程中可能会遇到非正常情况,其操作请参考后续异常情况处理章节介绍.系统将根据"王五"在电话簿中的电话信息记录情况来转接电话,情况如下:
当记录中只有一个号码时,系统将不执行第③步骤,而是将电话转接至该电话.
当记录中有多个电话,且有设置默认电话时,系统将不执行第③步骤,而是将电话转到预先设置的默认电话中.
当记录中有多个电话,且没有设置默认电话时,系统将会询问您是要转接他的哪个类别的电话,即第③步骤.此时,用户必须给予回答,系统才将根据用户的回答来转接电话.
说人名+部门+电话类别----转接电话
拨打特服号码.
听到系统提示:"请说出您要呼叫的人名;查号请说'查询号码'"后说出要找的人名和电话类型,如"王五开发部手机".
系统将找到相应部门的人名并根据你所说的电话类别来进行电话转接.在系统提示:"XXX的XXX转接中,您可以说取消".如果用户说"取消"系统将提示:"操作被取消",并中止转接,用户可继续其他的服务;如果不说话系统将为用户转接电话.
说明:在操作过程中可能会遇到非正常情况,其操作请参考后续异常情况处理章节介绍
说人名----查号
拨打特服号码
听到系统提示:"请说出您要呼叫的人名;查号请说'查询号码'"后说"查询号码".
在听到系统提示:"请问您想查谁的电话号码"后说人名,如"王五".
系统会播报出语音电话簿记录中所登记的所有电话,然后提示用户可以转接电话.
听到系统提示用户说出要打的电话类型,如:"请问您是要打他的手机,还是办公电话",用户可以说出其中一种电话类型,如"手机".
系统提示正在转接电话,如:"XXX的XXX转接中,您可以说取消".如果用户说"取消"系统将提示:"操作被取消",并中止转接,用户可继续其他的服务;如果不说话系统将为用户转接电话.如过用户不说"取消"系统将为用户拨打电话.
说明:在操作过程中可能会遇到非正常情况,其操作请参考后续异常情况处理章节介绍.系统将根据"王五"在电话簿中的电话信息记录情况来转接电话,情况如下:
当记录中只有一个号码时,系统将不执行第⑤步骤,而是当用户回答"转接"后,系统将直接进入⑥步骤,将电话转接至该电话.
当记录中有多个电话,且有设置默认电话时,系统将不执行第⑤步骤,而是当用户回答"转接"后,系统将直接进入⑥步骤,将电话转到预先设置的默认电话中.
当记录中有多个电话,且没有设置默认电话时,系统将会询问您是要转接他的哪个类别的电话,即第⑤步骤.此时,用户必须给予回答,系统才将根据用户的回答来转接电话
说人名+电话类别----查号
拨打特服号码
听到系统提示:"请说出您要呼叫的人名;查号请说'查询号码'"后说"查询号码".
在系统提示:"请问您想查谁的电话号码"后说人名,如"王五手机".
系统将找到相应的人名并报出你所说的电话类型的号码,然后提示用户可以转接电话.如系统提示:"王五的手机号码是139xxxxxxxx,要转接电话请说转接".用户说"转接"进入电话转接流程.
系统提示正在转接电话,如:"XXX的XXX转接中,您可以说取消".如果用户说"取消"系统将提示:"操作被取消",并中止转接,用户可继续其他的服务;如果不说话系统将为用户转接电话.如过用户不说"取消"系统将为用户拨打电话.
说明:在操作过程中可能会遇到非正常情况,其操作请参考后续异常情况处理章节介绍
说人名+部门----查号
拨打特服号码
听到系统提示:"请说出您要呼叫的人名;查号请说'查询号码'"后说"查询号码".
在系统提示:"请说出您要找的人名"后说人名".
系统将找到相应部门的人名并报出该人名所登记的号码,然后提示用户可以转接电话.
听到系统提示用户说出要打的电话类型,如:"请问您是要打他的手机,还是办公电话",用户可以说出其中一种电话类型,如"手机".
系统提示正在转接电话,如:"XXX的XXX转接中,您可以说取消".如果用户说"取消"系统将提示:"操作被取消",并中止转接,用户可继续其他的服务;
如果不说话系统将为用户转接电话,如果用户不说"取消"系统将为用户拨打电话.
说明:在操作过程中可能会遇到非正常情况,其操作请参考后续异常情况处理章节介绍.系统将根据"王五"在电话簿中的电话信息记录情况来转接电话,情况如下:
当记录中只有一个号码时,系统将不执行第⑤步骤,而是当用户回答"转接"后,系统将直接进入⑥步骤,将电话转接至该电话.
当记录中有多个电话,且有设置默认电话时,系统将不执行第⑤步骤,而是当用户回答"转接"后,系统将直接进入⑥步骤,将电话转到预先设置的默认电话中.
当记录中有多个电话,且没有设置默认电话时,系统将会询问您是要转接他的哪个类别的电话,即第⑤步骤.此时,用户必须给予回答,系统才将根据用户的回答来转接电话
说人名+部门+电话类别----查号
拨打特服号码
听到系统提示:"请说出您要呼叫的人名;查号请说'查询号码'"后说"查询号码".
在系统提示:"请问您要查谁的电话"后说人名,如"王五开发部手机".
系统将找到相应部门的人名并报出该你所说的电话类型的号码,然后提示用户可以转接电话.如系统提示:"王五的手机号码是139xxxxxxxx,要转接电话请说转接".用户说"转接"进入电话转接流程.
说明:在操作过程中可能会遇到非正常情况,其操作请参考后续异常情况处理章节介绍
语音操作异常情况及处理办法
同名处理方法
在企业语音电话簿中,有时会出现同名的情况.同名是指两个名字的发音相同.系统对同音的情况作如下的提示:
所找的人在语音电话簿中出现同音同名,但是性别不同:
所找的人在语音电话簿中出现同音同名,但是部门不同:
没有权限
在企业语音电话簿中,每个员工都定义有一个级别,语音电话簿中的每一个电话也定义有一个级别.由权限因素可能会出现以下情况:
在转接电话过程中:当员工的级别高于被叫号码的级别时,正常转接;否则,系统提示:"对不起,您无权访问这个号码…………"
在查询号码过程中:当员工的级别高于所要查的电话级别时,系统将正常播报电话号码信息;否则,系统提示:"对不起,您无权访问这个号码…….."
听不见用户的回答
用户在进行人名呼叫或查号的过程中,往往由于用户的回应太过小声或没回应等因素,导致系统接收不到用户的回应时,系统将作如下提示:
取消操作
用户在进行人名呼叫或查号的过程中说取消,系统将回到初始入口,系统再次重新提示:"请说出要呼叫的人名,查寻号码请说查号".
语音电话簿系统中查找不到相应的人名
当用户所要找的人名或想要查号的人名在语音电话簿中查找不到相应的记录时,系统将作如下的提示:(如用户要找的"王五"没在语音电话簿记录中)
语音电话簿系统中查找不到相应的号码类别
当用户所要拨打的人名的电话类别或要查号的人名的电话类别在系统中找不到时,如"王五"在语音电话簿记录中只登记了小灵通及办公电话,当用户要查找"王五手机"时,系统将作如下的提示:
第三节 语音总机
客户的联系人用任何电话都可以拨打指定的企业语音总机接入号码,该号码指向语音平台.语音平台按照不同的接入号码,记录了若干人名,部门名以及电话号码,与语音电话簿属同一平台.
语音总机接入号,使用语音识别,按键拨分机号即可以转接到需要找的人和部门,实现了7X24小时的"自动语音接线员"功能, 从而减少了企业在人工接线员方面的工作量和投入, 同时建立了企业的个性化语音门户,提升了企业形象.
语音总机应用前应先进行相关数据录入设置,设置完毕后即可使用,使用上分为网上和语音两种操作方式.
一,设置
○1 操作身份:企业管理员
点击导航菜单的"业务申请"申请开通总机功能
点击二级导航菜单的"总机管理",再点击"人工服务设置"或"虚拟分机号码"进行相关参数的设置.
○2 操作身份:企业普通员工
无此功能
二,应用
本部分功能操作介绍均以网上方式进行
总机管理
简述:
虚拟总机业务是中国电信号码信息增值服务业务中的通讯助理业务.用户只要注册了帐号,开通了企业通信助理业务以后,就可以申请虚拟总机业务.中国电信将给您的公司一个永久的企业接入号码.这个号码将可以永远伴随着您企业的发展永远存在.无论您的企业位置如何的变更,它都将拥有一个固定不变的接入号码.
操作:
只需键入相关内容,就可以对姓名,部门,电话类型及同名人进行分类搜索,点击"搜索"就可以了.根据搜索到的记录,即可对各员工的号码进行操作,被勾选的号码可以成为语音电话簿的有权电话号码.
修改总机号码簿记录
申请通过后,企业管理员可点击"修改总机号簿"进行总机号簿的修改;
凡加入到总机号簿中的号码(选中),均可被外部电话(无权电话)访问,反之,只能被有权电话访问.如图(3-17).
点击"保存修改"后,设置立即生效.
图(3-17)
人工服务设置
企业通过点击"人工服务设置"进入该设置(如下图);
(2) 人工服务号码:当识别的错误次数超过设置时,系统将为您转接至该号码;
(3) 转接前错误次数:所允许的最大识别错误次数,当超过此设置时,系统将为您转至人工服务号码,与上一项设置联用.
(4) 保存后,设置立即生效.
扩展总机线数
当企业需要增加总机的最大接入线数时,可向运营商申请.
进入业务申请页面"企业总机业务"中,选择点击"扩展总机线数"提出申请.
虚拟分机号设置
进入虚拟分机号设置页面(如下图),在需要将其设为分机的号码前文本框中输入分机号码,点击"提交"完成设置,设置成功后,系统会提示"批量添加成功"
注意:
分机号若出现重复,则该记录的底色会变成蓝色,用户应给予重新更改,以保证能正常转接分机
如果继续使用分机号重复的设置,则当接入电话要转接该分机号时,总机会把电话转到最后修改的分机上
目前系统已将0,1,2编号设定为人工,简介,传真用途,作为保留编号,建议用户不要将其作为分机号使用.,
分机号只能填写数字,如果用户输入了其他字符,系统不会接受
三,语音操作
企业客户需要联系企业员工时,可直接拨通企业总机接入号,即可享受到通信快捷,方便的语音转接服务,轻松将电话连通.可转接到的电话类型包括固话,小灵通,手机,无论企业员工是否外出,都可顺利取得联系.
具体方式见以下语音总机转接流程图:
操作步骤:
企业客户拨通企业接入号,将听到总机提示音:"您好!欢迎致电XXXX公司业务语音总机,请直拨分机号,或直接说出您要找的人名.转人工服务请按0,听取公司简介请按1,传真请按2",然后根据提示音进行操作.由于系统具备智能打断功能,在听取提示音途中可以直接操作.
客户可以采取以下方式转接到企业员工的电话上:
用声音报出人名,由系统自动转接到员工电话上,其中语音操作步骤类同于第二章第二节语音电话簿语音操作;
回答"查询号码",然后在查询到号码后才转接给企业员工,或另外再拨打查询到的电话号码,其中语音操作步骤类同于第二章第二节语音电话簿语音操作;
键入分机号码,将电话直接转接到被设定的分机
按0键转接到人工服务电话上,由企业专职人员协助联系
客户也可以使用其他功能,如按1听取企业简介,按2转接传真等
第四节 语音短信
企业管理员可以通过帐号,密码,登录http://ica.fscn.cn,进入语音短信功能页面,通过语音短信发送的形式,进行各类信息发布,内部信息通知等操作.
语音短信发送平台采用了最新的TTS技术,企业用户只需在文本框输入文字,由系统自动转换为声音,并将声音发送到对方的电话终端,由对方直接听取语音信息内容.有别于传统的文字短信信息传递,增加了企业信息发布的灵活性.
一,设置
○1 操作身份:企业管理员
方法1:登陆语音电话簿首页,点击"申请开通"填写好表格后,点击"申请"开通
方法2:拔打热线83003050提出申请,经客户经理审批后开通,
○2 操作身份:企业普通员工
系统无此功能
二,应用
高级批量发送
点击"高级批量发送"进入图(5-1)的操作界面
图(5-1)
输入要发送的内容,选好发送时间,确定是否需要回执(信息发送状况反馈)
编制标准格式的宏文件, 注意以下几点:
可使用"生成模板"功能按已输入内容生成标准格式的宏文件,然后按文件数列录入数据,并按EXCEL工作簿(*.xls)的报表格式保存,其他格式将会导致发送过程出错.
可采用EXCEL直接编制,必须包含"被叫号码"列,而且其余各列标题名称必须与内容中的变量名匹配,保存时需以EXCEL工作簿(*.xls)的报表格式保存,否则会导致发送过程出错.
点击"浏览"选定已按标准格式编制好的宏文件
确认所有设置内容完备后,点击"发送"即可
若发现内容输入不正确可点击"重置",重新填写内容
注意:
短信以60个字符/条为收费标准,长短信超出部分同样按此标准计算,不足60字符按1条计算
全匹配:生成模板后直接填写数据上传,上传数据文件列名必须全部对应匹配模板的变量,留空的数据列会将变量名直接发出.
至少匹配,上传数据文件至少有两列,首列须为被叫号,其它列从左到右匹配模板变量,只发送与填写模板变量对应列的数据.
后台发送:发送量上传超出800条记录的请使用后台发送,有问题请致电83003050咨询.
对于一些机型的小灵通,因为接收短信的字数限制,可能会分成多条接收,但不影响计费!
2,新建短信
点击"新建短信"进入图(5-2)的操作界面
图(5-2)
输入要发送的内容,或从"自定义短信"中选取或添加,也可以直接从"常用短信"中选取.
自定义短信的选取和添加如下图(5-3):
图(5-3)
选取:在需要发送的内容上打勾
添加:点击"添加",进入图(5-4)输入要添加的内容,点击"确定"即可
图(5-4)
常用短信的选取:点击"常用短信",进入图(5-5)后选择左边的导航菜单,选取需要发送的内容单击即可.
图(5-5)
从通讯录中选出要发送的号码,如下图(5-6),或直接建入要发送的号码或批量上传号码
点击"0"选择相应的菜单,或直接在接收号码中键入发送号码.
图(5-6)
批量上传号码
点击"批量上传号码"进入下图(5-7)界面
图(5-7)
点击"浏览"选择好要上传的文件(以标准格式编制,可以通过标准模板下载制作说明),点击"上传"即可.
选择发送方式――即时发送或定时发送,定时发送可随意调整发送时间
选择是否发送个性签名,如果是就在空格打勾.同时也可自定义个性签名,点击"管理签名"则可进入如图(5-8)进行个性签名的设置,具体操作可参考页面中的"使用帮助".
图(5-8)
确定好是否需要回执,点击"确定"即可.
若内容输入不正确可点击"重写",重新填写内容
注意:
批量上传超出800条记录的请使用后台发送
对于一些机型的小灵通,因为接收短信的字数限制,可能会分成多条接收,但不影响计费!
个性签名就是在发给对方的信息中显示的号码或称呼
回执能清楚知道短信的发送状况
保存草稿能够使发送出去的短信都可留存在草稿箱里
3,查找短信
简述
能够按条件精确地搜寻得到所需要的短信内容,同时可以将查找到的短信进行处理,进行短信的转发,也可以将短信放入草稿箱,垃圾箱,常用短信里,或进行永久性的删除.若按条件无法搜寻到内容,则如下图一样出现空白列表,操作界面见下图(5-9)
图(5-9)
操作说明
在文本方框中按需要键入搜索条件内容就可以实现短信的精确查找
可将找到的短信进行转发,只要在要转发的短信左边打勾,点击右下角的"转发"将回到短信发送的界面,输入发送对象的号码,点击"发送"即可.
可将找到的短信放入草稿箱,垃圾箱,常用短信里,只需将短信选定,点击"请选择邮箱"选好文件夹,点击即可.
可将找到的短信进行永久性的删除,只要在要删除的短信左边打勾,点击右下角的"永久删除",这些短信将无法再找回.
4,收件箱
简述
能清楚列示所有收到的短信的详细情况,并可将短信进行转发,回复,删除或放入草稿箱,垃圾箱,常用短信里,若按条件无法搜寻到短信内容,则如下图一样出现空白列表,界面如图(5-10)
图(5-10)
操作说明
可将找到的短信进行转发,只要在要转发的短信左边打勾,点击右下角的"转发"将回到短信发送的界面,输入发送对象的号码,点击"发送"即可.
可将找到的短信放入草稿箱,垃圾箱,常用短信里,只需将短信选定,点击"请选择邮箱"选好文件夹,点击即可.
可将找到的短信进行永久性的删除,只要在要删除的短信左边打勾,点击右下角的"永久删除",这些短信将无法再找回.
如果要对其中某条短信进行回复,可在此条短信左边的空格里打勾选定,点击右下角的"回复",即可进行回复内容的编辑和发送
5,发件箱
简述
可以详细列出所有发送短信的内容和发送状态,也能够将已发送过的短信进行转发,下载,删除和放入草稿箱,垃圾箱,常用短信里等操作.
图(5-11)
操作说明
可将短信进行转发,只要在要转发的短信左边打勾,点击右下角的"转发"将回到短信发送的界面,输入发送对象的号码,点击"发送"即可.
可将找到的短信放入草稿箱,垃圾箱,常用短信里,只需将短信选定,点击"请选择邮箱"选好文件夹,点击即可.
可将短信进行永久性的删除,只要在要删除的短信左边打勾,点击右下角的"永久删除",这些短信将无法再找回.
可将所发送过的短信以一个EXCEL文件的形式下载下来,只需点击"下载短信记录"即可将此文件存放在你需要的空间里.
6,收藏夹
简述
可将自己喜欢的短信放进在收藏夹里,也可将收藏到的短信提出来转发,删除或放入草稿箱,垃圾箱,常用短信里,或自己新建一个文件夹.若没有任何收藏短信则不能对短信进行转发和删除等操作.收藏夹的界面如图(5-12)
图(5-12)
操作说明
可将找到的短信进行转发,只要在要转发的短信左边打勾,点点击右下角的"转发"将回到短信发送的界面,输入发送对象的号码,点击"发送"即可.
可将找到的短信放入草稿箱,垃圾箱,常用短信里,只需将短信选定,点击"请选择邮箱"选好文件夹,点击即可.
可将找到的短信进行永久性的删除,只要在要删除的短信左边打勾,点击右下角的"永久删除",这些短信将无法再找回.
可以自定义一个新文件夹,只需点击"新建文件夹"按提示输入文件夹的名称即可.
若不需要过多的文件夹,可以把要删除的文件夹进行删除,只需选择要删除的文件夹,点击"删除文件夹"即可.这个功能只可以删除自定义的文件,不能删除系统默认的文件.
7,垃圾箱
简述
能将之前所丢弃的短信在此界面显示出来,也可将所显示的短信进行转发,删除或将其放入草稿箱,垃圾箱,常用短信里,若按无法搜寻到内容,则如下图一样出现空白列表,无法对短信进行转发和删除等操作.界面如图(5-13)
图(5-13)
操作说明
可将找到的短信进行转发,只要在要转发的短信左边打勾,点击右下角的"转发"将回到短信发送的界面,输入发送对象的号码,点击"发送"即可.
可将找到的短信放入草稿箱,垃圾箱,常用短信里,只需将短信选定,点击"请选择邮箱"选好文件夹,点击即可.
可将找到的短信进行永久性的删除,只要在要删除的短信左边打勾,点击右下角的"永久删除",这些短信将无法再找回.
三,异常情况及处理办法
发送不成功
当发送数量过于庞大时,可能会造成系统数据延迟,发送不成功,凡超出800条的需致电83003050客服中心进行后台发送
第五节 文字短信
企业管理员可以通过帐号,密码,登录http://ica.fscn.cn,进入文字短信功能页面,通过文字短信的形式,进行各类信息发布,内部信息通知等操作
文字短信功能为企业提供全网的发送平台,可以将短信直接发送到小灵通和移动,联通等终端的手机用户上.大大的提高了企业的工作效率.
一,设置
○1 操作身份:企业管理员
方法1:登陆语音电话簿首页,点击"申请开通"填写好表格后,点击"申请"开通
方法2:拔打热线83003050提出申请,经客户经理审批后开通
○2 操作身份:企业普通员工
无此功能
二,应用
高级批量发送
点击"高级批量发送"进入图(6-1)的操作界面
图(6-1)
输入和编辑好要发送的内容,可使用"常用短信"功能直接选择内容,选好发送时间和确定是否需要回执
编制标准格式的宏文件,注意以下几点:
可使用"生成模板"功能按已输入内容生成标准格式的宏文件,然后按文件数列录入数据,并按EXCEL工作簿(*.xls)的报表格式保存,其他文件格式将会导致发送过程出错.
可采用EXCEL直接编制,必须包含"被叫号码"列,而且其余各列标题名称必须与发送内容的变量名匹配,保存时需以EXCEL工作簿(*.xls)的报表格式保存,否则会导致发送过程出错.
点击"浏览"选好要上传的宏文件(发送的对象),点击"打开"
宏文件需以特定的标准格式编制数据,包括发送对象的姓名,电话号码,短信变量值等信息
点击"发送"即可
若内容输入不正确可点击"重置",从新填写内容
注意:
每条短信以60个字符/条为收费标准,长短信超出部分同样按此标准计算,不足60字符按1条计算
全匹配:可生成模板后直接填写数据上传,上传数据文件列对应名全部对应匹配模板变量,被叫号除外,数据列全部被发送(出现空白的数据会以变量名直接发出).
至少匹配,上传数据文件至少有两列,首列须为被叫号,其它列从左到右匹配模板变量,只发送与填写模板变量对应列的数据, (出现空白的数据部分作不作显示).
后台发送:发送量上传超出800条记录的请使用后台发送
对于一些机型的小灵通,因为接收短信的字数限制,可能会分成多条接收,但不影响计费!
新建短信
点击"新建短信"进入图(6-2)的操作界面
图(6-2)
输入要发送的内容,可从"自定义短信"中选取或添加,也可以直接从"常用短信"中选取.
自定义短信的选取和添加如下图(6-3)
图(6-3)
选取:在需要发送的内容上打勾
添加:点击"添加",进入图(6-4)输入要添加的内容,点击"确定"即可
图(6-4)
常用短信的选取:点击"常用短信",进入图(6-5)后选择左边的导航菜单,选取需要发送的内容单击即可.
图(6-5)
从通讯录中选出要发送的号码,如下图(6-6),或直接键入要发送的号码,也可批量上传号码
点击"0"选择相应的菜单,或直接在接收号码中键入发送号码.
图(6-6)
批量上传号码:点击"批量上传号码"进入下图(6-7)界面
图(6-7)
点击"浏览" 选择好要上传文件(以标准格式编制,可以通过标准模板下载制作),点击"上传"即可.
选择发送方式――即时发送或定时发送,定时发送可随意设定发送时间
选择是否发送个性签名,若需要则在空格打勾,同时也可自定义个性签名,点击"管理签名"则可进入如图(6-8)进行个性签名的设置,具体操作可参考页面中的"使用帮助".
图(6-8)
确定好是否需要回执,点击"确定"即可.
若内容输入不正确可点击"重写",从新填写内容
注意:
批量上传超出800条记录的请使用后台发送,有问题请致电83003050咨询.
对于一些机型的小灵通,因为接收短信的字数限制,可能会分成多条接收,但不影响计费!
个性签名就是在发给对方的信息中显示的号码或称呼
回执能清楚知道短信的发送状况
保存草稿能够使发送出去的短信都可留存在草稿箱里
查找短信
简述
能够按条件精确地搜寻得到所需要的短信内容,同时可以将查找到的短信进行处理,进行短信的转发,也可以将短信放入草稿箱,垃圾箱,常用短信里,或进行永久性的删除.若按条件无法搜寻到内容,则如下图一样出现空白列表,操作界面见下图(6-9)
图(6-9)
操作说明
在文本方框中按需要键入搜索条件即可进行对短信的精确查找
可将找到的短信进行转发,只要在要转发的短信左边打勾,点击右下角的"转发"将回到短信发送的界面,输入发送对象的号码,点击"发送"即可.
可将找到的短信放入草稿箱,垃圾箱,常用短信里,只需将短信选定,点击"请选择邮箱"选好文件夹,点击即可.
可将找到的短信进行永久性的删除,只要在要删除的短信左边打勾,点击右下角的"永久删除",这些短信将无法再找回.
收件箱
简述
能将所收到的短信的详细情况明确地显示出来,也可将找到的短信进行转发,回复,删除或放入草稿箱,垃圾箱,常用短信里,若按条件无法搜寻到内容,则如下图一样出现空白列表,如下图(6-10)所示,无法进行短信的转发和删除等操作.
图(6-10)
操作说明
可将找到的短信进行转发,只要在要转发的短信左边打勾,点击右下角的"转发"将回到短信发送的界面,输入发送对象的号码,点击"发送"即可.
可将找到的短信放入草稿箱,垃圾箱,常用短信里,只需将短信选定,点击"请选择邮箱"选好文件夹,点击即可.
可将找到的短信进行永久性的删除,只要在要删除的短信左边打勾,点击右下角的"永久删除",这些短信将无法再找回.
如果要对某条短信进行回复,可在此条短信左边的空格里打勾选定,点击右下角的"回复",即可进行回复内容的编辑和发送
发件箱
简述
可将所发送的短信的详细情况明确地显示出来,也可对所发送过的短信进行转发,下载,删除和放入草稿箱,垃圾箱,常用短信里,若没显示到发送过的短信就不能对短信的转发和删除等进行操作.操作界面如图(6-11)
图(6-11)
操作说明
可将找到的短信进行转发,只要在要转发的短信左边打勾,点击右下角的"转发"将回到短信发送的界面,输入发送对象的号码,点击"发送"即可.
可将找到的短信放入草稿箱,垃圾箱,常用短信里,只需将短信选定,点击"请选择邮箱"选好文件夹,点击即可.
可将找到的短信进行永久性的删除,只要在要删除的短信左边打勾,点击右下角的"永久删除",这些短信将无法再找回.
可将所发送过的短信以一个文件夹的形式下载下来,只需点击"下载短信记录"即可将此文件存放在你需要的空间里.
收藏夹
简述
可将自己喜欢的短信放进在收藏夹里,也可将收藏到的短信进行转发,删除或放入草稿箱,垃圾箱,常用短信里,或自己新建一个用来收藏的文件夹.若无收藏短信就无法进行短信的转发和删除等操作.收藏夹的界面如图(6-12)
图(6-12)
操作说明
可将找到的短信进行转发,只要在要转发的短信左边打勾,点击右下角的"转发"将回到短信发送的界面,输入发送对象的号码,点击"发送"即可.
可将找到的短信放入草稿箱,垃圾箱,常用短信里,只需将短信选定,点击"请选择邮箱"选好文件夹,点击即可.
可将找到的短信进行永久性的删除,只要在要删除的短信左边打勾,点击右下角的"永久删除",这些短信将无法再找回.
可以自定义一个新文件夹,只需点击"新建文件夹"按提示输入文件夹的名称即可.
若不需要过多的文件夹,可以把要删除的文件夹进行删除,只需选择要删除的文件夹,点击"删除文件夹"即可.这个功能只可以删除自定义的文件夹,不能删除系统默认的文件夹.
垃圾箱
简述
能将之前所丢弃的短信在此界面显示出来,也可将垃圾箱里的短信进行转发,删除或放入草稿箱,垃圾箱,常用短信里,若没有任何短信则如下图所示,不能对短信的转发和删除等进行操作.界面如图(6-13)
图(6-13)
操作说明
可将找到的短信进行转发,只要在要转发的短信左边打勾,点击右下角的"转发"将回到短信发送的界面,输入发送对象的号码,点击"发送"即可.
可将找到的短信放入草稿箱,垃圾箱,常用短信里,只需将短信选定,点击"请选择邮箱"选好文件夹,点击即可.
可将找到的短信进行永久性的删除,只要在要删除的短信左边打勾,点击右下角的"永久删除",这些短信将无法再找回
三,异常情况及处理办法
发送不成功
当发送数量过于庞时,会造成系统数据延迟,发送不成功,凡超出800条的要致电83003050客服中心进行后台发送
真诚感谢您的使用与支持!
如需提供协助请致电83003050客服中心,我们将随时为您服务!
企业通信助理使用说明书
第页
转接
转接电话……
注:详细操作将在下面章节作介绍
企业语音电话簿语音基流程图
拨打特服号
"要转接电
话请说转接"
"王五的手机是
13662335412,
办公电话是
85576268……"
"找王五"
"请问您要找谁的电话"
"王五的手机转接中,您可以说'取消'"
"手机"
"请问您是要
打他的手机,
还是小灵通,
还是办公电话
……"
"查询号码"
"王五手机"
"找王五"
请说出您要呼叫的人名;查号请说'查询号码'"
转接王五的手机上
小灵通
请问您要转接王五的小灵通还是手机
转接到已设定的人工服务电话83003050上
转接到指定到设定的分机号码101上
按2键转传真号码
按1键收听公司简介
按0键转人工服务
按分机号'101'转接电话
王五
拨打语音总机接入号22384444
您好!欢迎致电中国电信佛山分公司通信助理业务语音总机,请直拨分机号,或直接说出您要找的人名.转人工服务请按0,听取公司简介请按1,传真请按2
传真号码
83301340
公司简介内容
"请说出您要呼叫的人名;查号请说'查询号码'"
拨打特服号
拨打特服号
按键输入帐号
"请按键输入你的员工帐号,按#号结束"
"请按键输入你的密码,按#号结束"
按键输入密码
"请说出您要呼叫的人名;查号请说'查询号码'"
④
"王五的手机转接中,您可以说'取消'"
转接电话……
③
"手机"
"请问您是要打他的手机还是办公电话,还是……通"
②
"王五"
"请说您出要呼叫的人名;查号请说'查询号码'"
①
拨打特服号
①
拨打特服号
③
"正在为您转接王五的手机,要取消请说取消"
转接电话……
②
"王五手机"
"请说出您要呼叫的人名;查号请说'查询号码 '"
③
"手机"
"请问您是要打他的手机还是办公电话,还是……通"
④
"正在为您转接王五的手机,要取消请说取消"
转接电话……
②
①
"王五开发部"
"请说出您要呼叫的人名;查号请说'查询号码 '"
拨打特服号
③
"正在为您转接王五的手机,要取消请说取消"
转接电话……
②
①
"王五开发部"
"请说出您要呼叫的人名;查号请说'查询号码 '"
拨打特服号
③
"王五"
"请问您想查谁的电话号码"
"请说出您要呼叫的人名;查号请说'查询号码'"
②
"查询号码"
①
拨打特服号
"王五的小灵通是88888, 办公电话是6666,手机是13999,要通过短信接收电话号码请按1,要转接电话请说转接"
④
"转接"
"请问您是要打他的小灵通还是办公电话还是手机"
"手机"
⑤
"王五的手机转接中,您可以说'取消'"
⑥
转接电话……
"查询号码"
①
拨打特服号
转接电话……
⑤
"王五的手机转接中,您可以说'取消'"
"转接"
④
"王五的手机号码是139xxx,
要通过短信接收电话号码请按1,要转接电话请说转接"
③
"王五手机"
"请问您想查谁的电话号码"
"请说出您要呼叫的人名;查号请说'查询号码'"
②
"查询号码"
①
拨打特服号
②
"请说出您要呼叫的人名;查号请说'查询号码'"
"请问您要查询谁的电话号码 "
"王五开发部"
③
"王五的小灵通是88888, 办公电话是6666,手机是13999,要通过短信接收电话号码请按1,要转接电话请说转接"
④
"转接"
"请问您是要打他的小灵通还是办公电话还是手机"
"手机"
⑤
"王五的手机转接中,您可以说'取消'"
⑥
转接电话……
转接电话……
⑤
"王五的手机转接中,您可以说'取消'"
"转接"
④
"王五的手机号码是139xxxx,
要通过短信接收电话号码请按1,要转接电话请说转接"
③
"查王五开发部手机"
"请问您要查询谁的电话号码 "
"请说出您要呼叫的人名;查号请说'查询号码'"
②
"查询号码"
①
拨打特服号
"王五"
"您要找的王五是男士还是女士"
"王五"
"您要找的王五是开发部的还是测试部的"
用户没回应或声音太小
"请说出您要呼叫的人名"
"对不起,我没听见您的声音,请您说出要呼叫的人名,查号请说查询号码"
用户没回应或声音太小
用户没回应或声音太小
"对不起,我还是没听见您的声音,或用按键输入要转接的号码然后按#号结束"
用户按键输入号码
"谢谢您的访问,再见"
进行电话转接……
"对不起,我没听明白,请说出要找的人名,查号请说查询号码"
"王五"
①
"对不起,我还没听明白,请说出要找的人名,查寻号码请说查号"
②
"王五"
"对不起,我还没听明白,号簿可能没有该员工记录,请问您要查询谁的电话号码,查号请说查询号码"
③
用户
重新说
一个人名
"王五手机"
"对不起,号簿里没有登记他的手机."
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